औपचारिक पत्र का अर्थ

औपचारिक पत्र क्या है:

औपचारिक पत्र एक दस्तावेज है जिसकी सामग्री एक संस्थागत, व्यापार, श्रम, राजनीतिक, वित्तीय, शैक्षणिक मुद्दे, दूसरों के बीच, जिसमें औपचारिक और सौहार्दपूर्ण भाषा का उपयोग किया जाता है, को संदर्भित करता है।

औपचारिक पत्र एक पत्राचार है जो उन मामलों में करने के लिए प्रथागत है जिसमें आप एक अनुरोध, एक सिफारिश, एक प्रस्तुति, एक धन्यवाद, एक दावा, एक इस्तीफा या रुचि की विशिष्ट जानकारी का खुलासा करना चाहते हैं।

इस अर्थ में, औपचारिक पत्र कुछ तत्वों और विशेषताओं से मिलता है जो इसे अनौपचारिक पत्र या अन्य प्रकार के लिखित संचार से अलग करते हैं। इसी तरह इसकी संरचना में तीन बुनियादी भाग होते हैं जो शीर्षक, सूचना की प्रस्तुति और विदाई हैं।

औपचारिक पत्र दो लोगों के बीच संचार की अनुमति देता है जो आम तौर पर एक दूसरे को नहीं जानते हैं, इसलिए सावधानीपूर्वक लेखन, विचारों की अभिव्यक्ति, सौहार्दपूर्ण, सम्मानजनक और औपचारिक भाषा के उपयोग और अन्य तत्वों पर जोर दिया जाता है।

इसलिए, इस प्रकार के पत्रों में, वर्तनी की त्रुटियां, स्ट्राइकआउट, मिटाने, अवैध हस्तलेखन, पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग, देर से उत्तर देने, आदि से बचा जाता है।

औपचारिक पत्र के तत्व

औपचारिक पत्र में तत्वों की एक श्रृंखला होती है जिसका सम्मान किया जाना चाहिए ताकि वह अपने संचार कार्य को पूरा कर सके और उक्त जानकारी के प्रति प्रतिक्रिया उत्पन्न कर सके। औपचारिक पत्र के मुख्य तत्व नीचे दिए गए हैं।

  • लेटरहेड: प्रेषक डेटा जिसमें टेलीफोन नंबर, पता, ईमेल, अन्य शामिल हैं।
  • प्राप्तकर्ता का नाम: वह व्यक्ति जिसे पत्र संबोधित किया गया है।
  • पत्र लिखे जाने का स्थान और तारीख।
  • अभिवादन या शीर्षक: यह शिष्टाचार और सम्मान के सूत्रों का उपयोग करके लिखा जाता है, और पत्र के विषय से पहले होता है।
  • पत्र के कारण के बारे में विषय या संक्षिप्त परिचय।
  • संदेश का मुख्य भाग: यह पत्र का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है क्योंकि इसके कारण उजागर और विकसित होते हैं।
  • विदाई: इसमें एक पैराग्राफ होता है जिसमें मुख्य विचार बंद होता है और एक सौहार्दपूर्ण विदाई होती है।
  • हस्ताक्षर: प्रेषक का नाम और उसका शीर्षक रखा गया है।

औपचारिक पत्र के लक्षण

औपचारिक पत्र की विशेषताओं को एक सुसंगत, संक्षिप्त, सम्मानजनक जानकारी की प्रस्तुति में संक्षेपित किया जाता है जो एक स्पष्ट संदेश प्रसारित करने के कार्य को पूरा करता है।

  • औपचारिक, सरल और स्पष्ट भाषा का प्रयोग किया गया है।
  • सौजन्य सूत्र लागू होते हैं।
  • सामग्री संक्षिप्त और सटीक है (कोई मामूली विवरण प्रदान नहीं किया गया है)।
  • पूरी और आवश्यक जानकारी सामने आई है।
  • संक्षिप्त, सुसंगत अनुच्छेदों के साथ, महत्व के क्रम में विचार प्रस्तुत किए जाते हैं।
  • आमतौर पर ये पत्र अज्ञात लोगों को संबोधित होते हैं।
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